タスクシフトを効率よく行うには?

昨日やる気をキープさせるにはタスクシフトが大事だという記事を書きました。

やる気をキープさせるためにはタスクシフトが大事

マルチタスクは良くないことは知られていて、生産性が下がるのはもちろんIQまで下がることがわかっています。

マルチタスクというと「YouTubeを見ながら原稿を書く」とか「LINEでチャットしつつ計算をする」みたいな状況ですよね。結局一つのタスクに集中してない状態です。

実は生産性を大きく下げるのはマルチタスクだけでなく、ミネソタ大学の論文(ソース)によると、どうやら1つのタスクから別の作業に移っただけでも生産性は落ちるようです。

研究チームによれば、

” ひとつの作業を終えた後で、別の作業へ完全に注意を移してパフォーマンスを発揮できるとは考えないほうがいい。

この実験が示すのは、私たちは事前のタスクから完全に注意を切り替えることはできず、結果として次の作業にも悪影響が出てしまうと言う事実だ。

ということらしいです。

たとえば、企画書を書く作業をしている状況で、

  1. 企画書を終えたあとで、会議の時間が来た
  2. とりあえず企画書は切り上げて会議に参加する
  3. 企画書に注いでいた集中力が会議に切り替えられない
  4. 会議に悪影響がでる

みたいな現象が起きるということです。

会議が始まってからも企画のことが頭にちらついて、あとに続くタスクに注意のリソースを割けなくなってしまうのですね。

この現象のことを、研究チームは「注意の残留物」と呼んでいます。

 

そうはいっても、1日のうちにひとつの作業だけやっているわけではないのが現実で、たいていは1日に複数のタスクを多く抱えてるのが普通ですよね。

では、この問題についてどうすればいいの?というのが気になりますが、ミネソタ大学のチームは、調査してくれていて、具体的には162人の学生を4つの状況に以下のように割り当てました。

  1. タスク1をやり終えてからタスク2に移る
  2. タスク1を途中で切り上げてタスク2に移る
  3. タスク1を決めた時間でやり終えてからタスク2に移る
  4. タスク1を決めた時間で途中で切り上げてタスク2に移る

つまり研究チームは、「締め切りの設定」によって「注意の残留物」問題が和らぐのでは?と考えたわけです。

ここで指示された作業は、タスク1が「文字の穴埋めテスト」のようなもので、タスク2が「架空の履歴書を採点する」という内容で、全く別のタスクになっています。

その結果は、

  • 別の作業に切り替えたグループは、タスク1を完成しようがしまいが、タスク2のパフォーマンスは低下した
  • しかし、締め切りを設定したうえでタスク1をやり終えたグループは、タスク2のパフォーマンスがほかのグループより30%ほどよかった

ということでした。

タイムリミットを決めずに別の作業に移ると、最初の仕事が完全に終わっても生産性は落ちるのが、締め切りを作ったら問題なくなったわけですね。

どうしてこうなったかは分かりませんが、おそらく、

  • 決めた時間でタスクをやり終えたせいで自信が増加する
  • 締め切りの設定により「ここで作業は一段落した」と脳が納得した

などが原因ではないかと考えられます。つまり、1日に異なる作業をいくつかやる時は、

  1. すべてのタスクに締め切りを設定する
  2. できるだけ最初のタスクが終わるようにがんばる

という点が重要になりそうです。30%のパフォーマンス増加は大きい影響をもたらしますから。

朝はメールもスマホも見ずに集中して仕事をする

昨日の記事の続きですが、メールチェックなど集中力を阻害してマルチタスクになってしまうことはできるだけ制限するほうが、仕事や勉強の効率は上がります。

朝は集中して仕事する時間に

おすすめすは、せめて朝のうちはメールチェックをやめておいた方がいいということです。
その日のはじめに仕事を始める時には集中力も持ちやすいので、その集中力を保つためにもマルチタスク的なことは排除するのが良いと思います。

朝型や夜型の人によって相違はありますが、仕事を始める時というのが一番集中力も高いし、高いモチベーションを持って行動できるので、うまく集中力が加速すれば大きなパフォーマンスを発揮できる午前中や朝のうちの時間を確保するのが一番です。

そんな大切な時間なのにそんな時にわざわざマルチタスクをしてしまうと、作業効率を落としてしまうのでもったいないと思います。

午前中だけとやオフィスで仕事を始めてから2時間でも3時間でもいいので、一定時間はメールなどをチェックしないで、その日自分がするべきだと思っていることや取り組みたいと考えていることに全力を注ぐと良いのではと思います。

もちろん時差などの関係でメールチェックする必要があってその日のタスクを決定するのであれば、朝一でメールをさっとチェックし、プライオリティをつけその日のタスクを考えるのは問題ないです。

ただ仕事をしながら次々とくるメールをそのたびにチェックすることが問題です。 続きを読む

時間がないって本当?時間汚染から抜け出そう。

いつも時間に追われている感覚ってありますよね。今私は朝にブログを書いていますが、その後ジムに行きたいのでブログの構成くらいは終わらせねばと焦ります。

ジムの後は愛犬の散歩と必要ならスーパーでの買い物があります。1時までに帰宅してお昼を食べ午後からブログが終わってないと続きをし、その後はCAPM(Certified Associate Project Management)の勉強をします。

そうこうすると、夕方になってしまうので夕飯の準備、夕飯。それからやっとプログラミングの勉強に取り掛かれるのですが、夜は集中力が落ちてしまいあまり進んでないですね。夜に翌日書くブログのことも考えるので、ますます注意力散漫になります。

ここで問題なのは、プログラミングの勉強、ブログ作成、そして就職活動、あとCAPMの勉強と目標が一つではないので、一つのことをやってる時他が気になってしまうことがあります。例えばブログ書いててもジムへ行く時間が気になるとかです。

やることが多い人ほど実は生産性が低く、みんな自分が思うよりも自由な時間を持っているはずです。だけど、「忙しい」「時間がない」と感じてしまう理由はどこにあるのでしょうか。本当はもっと自由な時間があるはずなのに、なぜ、余裕がなくなるのでしょう?

どうやら、私が感じてる時間不足は「錯覚」のようです。
本当はやりたいことをやるだけの時間があるし、実際には毎日の作業をこなすだけの能力を持っている(筈)なのに、まるで物理的な時間が足りていなように感じてるだけなのかもしれません。時間の感覚が狂っている、おそらく時間汚染されているのでしょう。 続きを読む