在宅勤務は生産性は上がるのか?

100%ではないものの週に2日とか3日ぐらいでWFH(在宅勤務)はありましたが、今はコロナの影響で在宅で仕事できるものは100%在宅になっています。

日本では在宅勤務について結構懐疑的でさぼっているのではないかと上司は気にしていると聞いています。

タスクをこなしている限りどんな働き方をしているかは特にアメリカでは問われることは少ないです。

定期的に会議があり、アサインされたタスクをこなしていく、分からないことや問題は、チャットや会議などで聞いていくという感じです。

ハーバード・ビジネス・スクールが、在宅勤務と生産性ややりがいについて研究(ソース)出してくれて興味深いです。

これは2020年の3月に行われた研究で、アメリカで働く600人強のホワイトカラーを対象に、2週間ごとに以下のポイントを質問しました。

    • 仕事のやりがい
    • 仕事への取り組みは変化したか
    • 自分のパフォーマンスをどう思うか
    • 同僚との仲は変わったか
    • ストレスレベル
    • ネガティブな感情のレベル
    • 生活状況

これに加えて、参加者が仕事中にやり取りしたメールなどのデータを、在宅勤務を始める前と後の2つのポイントで収集し、さらに、それぞれの会社のシニアリーダーなどにインタビューを行い、チームが集めたデータがどれぐらい正しいかったかを検証しました。

結果は,

  • インタビューを行った組織のリーダーは、みんな最初は「100%在宅勤務だと生産性が下がるのでは?」と心配していた
  • が、実際にはほとんどの従業員は予想よりも早く在宅勤務に適応したし、かなりの割合で以前と同じレベルの生産性をとりもどした
  • 仕事の満足度や取り組みのモチベーションは、在宅勤務をスタートさせて2週間で急激に低下する傾向があったが、だいたい2カ月もすれば急激に回復した
  • 在宅勤務が始まってからストレスやネガティブ感情が10%減少した労働者も多かった
  • 自己効力感と仕事に注意を払う能力も約10%向上したケースが多かった

ということで、どうも在宅勤務で生産性が落ちるのは初期のころだけで、少しすれば完全に以前と変わらないレベルにもどっていったし、ストレスが減ったり、自己効力感も上がったりで良い点もあります。

ですが、在宅勤務にもそれなりのデメリットもいくつか確認されています。具体的には、

  • 多くの組織が会議と仕事時間の適切なバランスを見極めるのに苦労しており、「社員の一体感を増すためにネット会議の割合を増やしたものの、そのせいで仕事に使える時間が減った」と答えるケースも多かった
  • 特に難しいのが労働時間の調整で、自宅で仕事から意識を切り替えるのが難しいせいで、1日の労働時間が大幅に増加する傾向も見られた。ロックダウンが始まった直後の数週間では、1日10時間以下で仕事を終えることができた労働者は50%に過ぎなかった(ロックダウン前は80%だった)
  • 子供がいる人はやっぱ在宅勤務に慣れるのは難しいかも

のような報告が出てまして、全体的にみるとワークライフバランスの問題が大きい感じです。

また、この調査では確認されませんでしたが、他にも考えられるデメリットとしては、

  • 在宅だと他のスタッフとの偶然の交流が起こらないので、思わぬアイデアが生まれにくくなる可能性がある
  • 在宅は世間話を減らすので、組織の信頼感は下がるかもしれない
  • 人間関係の育成はしづらい感じがする

などが考えられます。

さらに「在宅勤務に向いてる性格はあるのか?」という点も調査していて、これによると、在宅勤務で高いパフォーマンスをあげられる人は、

ビッグファイブ(性格テスト)のポイントの一つである協調性が高い!

感情の安定性が高い!

という点だったそうです。

昔から仕事で成功する人は誠実性が高いと言われてますが、こと在宅勤務については協調性が有利なのかもしれないですね。

ちなみに、協調性が高いというのは「肯定的な人間関係を維持する」とか「相手に共感する」のがうまい人たちのことを指していて、おそらくこういう特性がオンラインで働く際に良い方向に働くのではと考えられます。

コロナ時代の仕事は協調性が大事かもしれません。

この調査は2カ月ぐらいの変化だけだし、パンデミック前の調査データがないので、比較のベースラインにずれがある可能性もあるかもしれません。が、それでも非常に貴重なデータと言えます。

タスクシフトを効率よく行うには?

昨日やる気をキープさせるにはタスクシフトが大事だという記事を書きました。

やる気をキープさせるためにはタスクシフトが大事

マルチタスクは良くないことは知られていて、生産性が下がるのはもちろんIQまで下がることがわかっています。

マルチタスクというと「YouTubeを見ながら原稿を書く」とか「LINEでチャットしつつ計算をする」みたいな状況ですよね。結局一つのタスクに集中してない状態です。

実は生産性を大きく下げるのはマルチタスクだけでなく、ミネソタ大学の論文(ソース)によると、どうやら1つのタスクから別の作業に移っただけでも生産性は落ちるようです。

研究チームによれば、

” ひとつの作業を終えた後で、別の作業へ完全に注意を移してパフォーマンスを発揮できるとは考えないほうがいい。

この実験が示すのは、私たちは事前のタスクから完全に注意を切り替えることはできず、結果として次の作業にも悪影響が出てしまうと言う事実だ。

ということらしいです。

たとえば、企画書を書く作業をしている状況で、

  1. 企画書を終えたあとで、会議の時間が来た
  2. とりあえず企画書は切り上げて会議に参加する
  3. 企画書に注いでいた集中力が会議に切り替えられない
  4. 会議に悪影響がでる

みたいな現象が起きるということです。

会議が始まってからも企画のことが頭にちらついて、あとに続くタスクに注意のリソースを割けなくなってしまうのですね。

この現象のことを、研究チームは「注意の残留物」と呼んでいます。

 

そうはいっても、1日のうちにひとつの作業だけやっているわけではないのが現実で、たいていは1日に複数のタスクを多く抱えてるのが普通ですよね。

では、この問題についてどうすればいいの?というのが気になりますが、ミネソタ大学のチームは、調査してくれていて、具体的には162人の学生を4つの状況に以下のように割り当てました。

  1. タスク1をやり終えてからタスク2に移る
  2. タスク1を途中で切り上げてタスク2に移る
  3. タスク1を決めた時間でやり終えてからタスク2に移る
  4. タスク1を決めた時間で途中で切り上げてタスク2に移る

つまり研究チームは、「締め切りの設定」によって「注意の残留物」問題が和らぐのでは?と考えたわけです。

ここで指示された作業は、タスク1が「文字の穴埋めテスト」のようなもので、タスク2が「架空の履歴書を採点する」という内容で、全く別のタスクになっています。

その結果は、

  • 別の作業に切り替えたグループは、タスク1を完成しようがしまいが、タスク2のパフォーマンスは低下した
  • しかし、締め切りを設定したうえでタスク1をやり終えたグループは、タスク2のパフォーマンスがほかのグループより30%ほどよかった

ということでした。

タイムリミットを決めずに別の作業に移ると、最初の仕事が完全に終わっても生産性は落ちるのが、締め切りを作ったら問題なくなったわけですね。

どうしてこうなったかは分かりませんが、おそらく、

  • 決めた時間でタスクをやり終えたせいで自信が増加する
  • 締め切りの設定により「ここで作業は一段落した」と脳が納得した

などが原因ではないかと考えられます。つまり、1日に異なる作業をいくつかやる時は、

  1. すべてのタスクに締め切りを設定する
  2. できるだけ最初のタスクが終わるようにがんばる

という点が重要になりそうです。30%のパフォーマンス増加は大きい影響をもたらしますから。

生産性が非常に高い人達の特徴とは?

ゼンガー・フォークマンというコンサルティング会社が、「生産性が高い人の特徴はこんな感じ」という本を出していて私たちの生産性に参考になります。

これは約7000人の労働者を対象にした観察研究で、参加者は、

上司から「生産性が高い」と評価されている
平均11人の同僚や部下にもアンケートを行って、さらにくわしく生産性をチェック

して、だいたい生産性が「上位10%に入る」と判断された人を選んだそうです。
具体的には、

プログラマーの場合、1日に書くコード量が平均の9倍!
販売員の場合、1日に売りさばく商品の量が平均の8倍!

などかなりのレベルの人達です。

分析の方法は、

生産性が高そうな人の行動を48パターンに分類して
参加者の行動を記録してパターンとの相関を見る

という形です。

では、生産性がとても高い人がどんな行動を取っていたのでしょうか?

1. 生産性が一定している

生産性が高い人は、とにかく作業ペースが安定してます。

特定の時期だけ大量に仕事をしたり、急に仕事をしなくなったりする時期がないということです。

一定のペースがあるので、当然、作業を先延ばしにすることもないし、徹夜をすることもありません。

とにかく決まった作業スピードを維持するのが大事ということでしょうか。

2. 目標が大きい

生産性が高い人は、「1ヶ月で売り上げを倍に」とか「1週間でアプリを作る」みたいに大きいい目標を持ってる傾向が多いです。

ストレッチ目標のことで、このタイプは目標が大きいほど作業ペースが上がり、集中力も高まっていく傾向があるそうです。

ハーバードビジネススクールの論文などでは、「たいていの人はストレッチ目標でモチベーションが下がる」という傾向も確認されているので、普通の人が真似すると痛い目を見るかもしれません。

おそらく生産性が高い人は、

ストレッチ目標の過剰なプレッシャーに耐えられるメンタルを持ってるか、
ストレッチ目標を細かい目標にブレイクダウンしていくのがうまい

のどちらかなのかもしれません。

3. やはり専門知識は必須

生産性が高い人は、仕事に関する専門知識を多く持ってます

もっとも、心理系の研究では「専門知識のせいで創造性が下がる」というデータも多いので、専門知識があればいいというわけでもなさそうです。

決まった仕事の枠内で生産を高めるには知識は必須ですが、いつもの仕事を上まわるアイデアを出したいときは注意が必要かもしれません。

ちなみに、このデータでは、生産性が高い人ほど「ためらわず他人に助けを求める」という傾向も出てます。

4. ToDoリストが大好き

生産性が高い人は、とにかくToDoリスト好きです。細かいタスクを終えてリストにチェックを入れると、他人よりも過度な喜びをえる傾向があるそうです。

さらに仲間との競争も大好きで、過去の自分の記録を塗り替えるとうれしくなってたまらないらしいです。 面白い傾向ですね。

5. トラブルを組み込んで行動する

生産性が高い人は、つねに「どんなトラブルが起きるのだろうか?」と考えて行動します

自分が達成したい目標だけでなく、そこで起こりうるトラブルを想定して動くということです。

これは過去のデータでも実証されていて、「心理対比」などと呼ばれています。心理対比は目標を達成したイメージを細かく思い描き、脳がイメージをダイレクトに受け取り、目標達成可能だと脳に思い込ませる手法です。

6. 許可を取らずに行動する

生産性が高い人は、とにかく行動が早いので、指示をもらう前に行動する傾向が大きいです。

ただし、周囲が納得する前にプロジェクトに取りかかることもあるので、トラブルのもとにもなります。生産性が高い人は、リスクも抱えてるということです。

7. ただし協調性も非常に高い

生産性が高い人は他人の許可を取らないものの、意外と同僚といっしょに働くのもうまいです。他人を怒らせることがないので、許可を取らずに行動しても上司から怒られることがないそうです。

以上が、「生産性がとても高い人」が持ってる7つの特徴です。生産性の高さには生まれ持った気質が重要なポイントになってることもありますが、自分のできること、「心理対比」などから試してみるのがいいと思います。