タスクシフトを効率よく行うには?

昨日やる気をキープさせるにはタスクシフトが大事だという記事を書きました。

やる気をキープさせるためにはタスクシフトが大事

マルチタスクは良くないことは知られていて、生産性が下がるのはもちろんIQまで下がることがわかっています。

マルチタスクというと「YouTubeを見ながら原稿を書く」とか「LINEでチャットしつつ計算をする」みたいな状況ですよね。結局一つのタスクに集中してない状態です。

実は生産性を大きく下げるのはマルチタスクだけでなく、ミネソタ大学の論文(ソース)によると、どうやら1つのタスクから別の作業に移っただけでも生産性は落ちるようです。

研究チームによれば、

” ひとつの作業を終えた後で、別の作業へ完全に注意を移してパフォーマンスを発揮できるとは考えないほうがいい。

この実験が示すのは、私たちは事前のタスクから完全に注意を切り替えることはできず、結果として次の作業にも悪影響が出てしまうと言う事実だ。

ということらしいです。

たとえば、企画書を書く作業をしている状況で、

  1. 企画書を終えたあとで、会議の時間が来た
  2. とりあえず企画書は切り上げて会議に参加する
  3. 企画書に注いでいた集中力が会議に切り替えられない
  4. 会議に悪影響がでる

みたいな現象が起きるということです。

会議が始まってからも企画のことが頭にちらついて、あとに続くタスクに注意のリソースを割けなくなってしまうのですね。

この現象のことを、研究チームは「注意の残留物」と呼んでいます。

 

そうはいっても、1日のうちにひとつの作業だけやっているわけではないのが現実で、たいていは1日に複数のタスクを多く抱えてるのが普通ですよね。

では、この問題についてどうすればいいの?というのが気になりますが、ミネソタ大学のチームは、調査してくれていて、具体的には162人の学生を4つの状況に以下のように割り当てました。

  1. タスク1をやり終えてからタスク2に移る
  2. タスク1を途中で切り上げてタスク2に移る
  3. タスク1を決めた時間でやり終えてからタスク2に移る
  4. タスク1を決めた時間で途中で切り上げてタスク2に移る

つまり研究チームは、「締め切りの設定」によって「注意の残留物」問題が和らぐのでは?と考えたわけです。

ここで指示された作業は、タスク1が「文字の穴埋めテスト」のようなもので、タスク2が「架空の履歴書を採点する」という内容で、全く別のタスクになっています。

その結果は、

  • 別の作業に切り替えたグループは、タスク1を完成しようがしまいが、タスク2のパフォーマンスは低下した
  • しかし、締め切りを設定したうえでタスク1をやり終えたグループは、タスク2のパフォーマンスがほかのグループより30%ほどよかった

ということでした。

タイムリミットを決めずに別の作業に移ると、最初の仕事が完全に終わっても生産性は落ちるのが、締め切りを作ったら問題なくなったわけですね。

どうしてこうなったかは分かりませんが、おそらく、

  • 決めた時間でタスクをやり終えたせいで自信が増加する
  • 締め切りの設定により「ここで作業は一段落した」と脳が納得した

などが原因ではないかと考えられます。つまり、1日に異なる作業をいくつかやる時は、

  1. すべてのタスクに締め切りを設定する
  2. できるだけ最初のタスクが終わるようにがんばる

という点が重要になりそうです。30%のパフォーマンス増加は大きい影響をもたらしますから。

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